Zajęcia 24

Temat: System kancelaryjny bezdziennikowy; rzeczowy wykaz akt - ćwiczenia.

Powtórz informacje  z zajęć 10 z klasy pierwszej. Wykonaj poniższe ćwiczenia.

 Zadania:

Udziel odpowiedzi w pliku Z23 utworzonym w edytorze tekstu.

Zadanie 1

Odszukaj plik Lekcja10 ( file:///S:/Pliki ćwiczeniowe/Technika biurowaI/Lekcja10.doc i zapisz jako Z24 na swoim dysku V:

Jest to formularz "Spis spraw", który masz wypełnić jako pracownik firmy "Larum" s.c. - na podstawie zamieszczonych poniżej informacji oraz szczegółowych poleceń:

  1. formularz przeznaczony jest dla spraw prowadzonych w 2007 roku

  2. komórka, w której wykorzystywany będzie formularz "spis spraw" oznaczona jest akronimem DP (Dział Płac)

  3. teczka, w której przechowywane będą sprawy rejestrowane za pomocą tego formularza ma nazwę "Reklamacje odbiorców" i symbol 31/2007

  4. 3 lutego 2007 r. do przedsiębiorstwa wpłynęło pismo, któremu nadano znak DP/31-1/2007 z dnia 2 lutego 2007 r.: zgłoszenie reklamacji przez odbiorcę - Zakład Urządzeń Biurowych. Reklamacja dotyczy jakości produktów. Powinno być wpisane w pierwszym wierszu spisu spraw.

  5. 8 lutego 2007 r. otrzymano od "Lotos" S.A. pismo w sprawie reklamacji ilościowej (znak RI-12/2007 z dnia 3 lutego 2007)

  6. 9 lutego 2007 r. udzielono odpowiedzi na reklamację zgłoszoną w podpunkcie d.

  7. 15 lutego 2007 r. otrzymano pismo, które jest odpowiedzią na pismo z podpunktu f.

  8. PHS "Agra" sp. z o.o. zgłosiło reklamację jakościową dotyczącą zakupionych produktów. Pismo o znaku DS/R/17/2007 z dnia 25 stycznia 2007 r. wpłynęło do spółki "Larum" 31 stycznia 2007 r.

Nie pracuj rutynowo - rozważ, które z pism musi być zarejestrowane, a które jest kontynuacją już rozpoczętej sprawy, który znak jest znakiem naszej firmy, a który został nadany przez nadawcę piszącego do nas.

Zadanie 2

Po wpisaniu pism do formularza udziel odpowiedzi

  1. Wyjaśnij znaczenie poszczególnych elementów znaku zarejestrowanego pisma z podpunktu d. zadania 1

  2. Wpisz poniżej znak, który zostanie zapisany w piśmie określonym w podpunkcie e.

  3. Jaki znak będzie miało pismo określone w podpunkcie f.

  4. Jaki znak będzie miało pismo opisane w podpunkcie h.

  5. Nie wszystkie pisma powinny być zarejestrowane w Spisie spraw, wskaż je i wyjaśnij dlaczego.

Zadanie 3

Na podstawie schematu organizacyjnego i fragmentu wykazu akt ustal, jakich spraw dotyczą pisma zamieszczone w tabeli przez jakie komórki organizacyjne są one prowadzone.

Schemat organizacyjny

Wykaz akt
Symbol Nazwa komórki organizacyjnej Dziesiętny system klasyfikacji Zagadnienia wykazu akt
DN Dyrektor naczelny 15 Czas pracy
GT Główny Technolog 150 Listy obecności
PP Dział Planowania produkcji 151 Zwolnienia lekarskie
GM Główny Mechanik 152 Urlopy
TK Dział Konstrukcyjny 1520 Urlopy wypoczynkowe
PT Dział Transportu 1521 Urlopy okolicznościowe
SM Dział Marketingu 153 Delegacje służbowe
SS Dział Sprzedaży 1530 Delegacje służbowe - krajowe
EZ Dział Zaopatrzenia 1531 Delegacje służbowe - zagraniczne
EK Dział Księgowości 154 Analizy efektywnego czasu pracy
EF Dział Finansowy 155 Inne sprawy związane z czasem pracy
JO Dział Organizacyjno-Prawny 16 Sprawy socjalno-bytowe
JI Dział Informatyki 160 Działalność kulturalno-oświatowa
JZ Dział Zatrudnienia 161 Działalność sportowo-rekreacyjna
SZ Dział Szkolenia 162 Potrzeby mieszkaniowe pracownika
SJ Dział Socjalny 1620 Pożyczki
ZS Stołówka Zakładowa 1621 Pomoc bezzwrotna
ZM Magazyny Zaopatrzenia 163 Zakładowe obiekty socjalne
PW Wydział Produkcji 164 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Pisma i sprawy, jakich one dotyczą:

Znak pisma

Sprawa

Nr sprawy w tym roku

Komórka organizacyjna
SZ/153-1/2007      
SZ/1520-17/2007      
SJ/163-1/2007      

Zadanie 4

Wymień 4 sytuacje, gdy koperta, w której przesłane było pismo musi być dołączona do tego pisma.

Zadanie 5

Zdecyduj na których pismach z zadania 1 należy przystawić pieczęć wpływu. Przygotuj wykorzystując pola tekstowe pieczątki wg wzoru i wypełnij je.

Larum s.c.

Data wpływu ............

Znak ......................


Powinieneś umieć: