Instrukcja kancelaryjna

spis treści:

I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ
II. PODZIAŁ KANCELARYJNY. RZECZOWY PODZIAŁ AKT
III. PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH
IV. PRZYJMOWANIE , OTWIERANIE I SPRAWDZANIE KORESPONDENCJI
V. ROZDZIELANIE I DORĘCZANIE KORESPONDENCJI
VI. PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI
VII. REJESTROWANIE I ZNAKOWANIE SPRAWY
VIII. ZAŁATWIANIE SPRAW
IX. PRZYGOTOWYWANIE I PODPISYWANIE  PISM
X. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI
XI. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI ZAWIERAJĄCYMI  TAJEMNICĘ PAŃSTWOWĄ I SŁUŻBOWĄ
XII. PRZECHOWYWANIE AKT
XIII. PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
XIV. POSTĘPOWANIE  Z  AKTAMI  W  PRZYPADKU  REORGANIZACJI  LUB LIKWIDACJI  KOMÓRKI  ORGANIZACYJNEJ
XV. KONTROLA PRACY KANCELARYJNEJ 
 

I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej.

1. Instrukcja ustala jednolite zasady postępowania zapewniające sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych, ustala metody pracy biurowej oraz normuje czynności kancelaryjne związane z obiegiem akt jawnych i akt obejmujących informacje stanowiące tajemnicę służbową, od momentu ich wpływu do Ministerstwa lub sporządzeniem w komórce organizacyjnej Ministerstwa, do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego.

2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 
- departamentach, należy przez to rozumieć również Gabinet Polityczny Ministra, Biura,
- wydziałach, należy przez to rozumieć zespoły oraz stanowiska pracy podporządkowane bezpośrednio dyrektorowi lub wicedyrektorowi departamentu.

3. Postępowanie z aktami obejmującymi informacje stanowiące tajemnicę państwową normują odrębne przepisy.

4.Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć:

Ministerstwo - Ministerstwo Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa,
akta sprawy - szereg pism dotyczących tego samego zdarzenia,
komórka organizacyjna - komórka wymieniona w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa,

kontrolka wpływów - kontrolka wysyłanej korespondencji - pomoce kancelaryjne w formie ksiąg, kart lub dzienników korespondencyjnych, służące do ewidencjonowania wpływów lub wysyłanej korespondencji w celu kontroli obiegu pism w Ministerstwie,

punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy,

rzeczowy wykaz akt - tematyczny podział akt powstających w czasie działalności Ministerstwa zawierający jednocześnie archiwalną klasyfikację akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną,

spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw (nie pojedynczych pism dotyczących danej sprawy objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt),

znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw według rzeczowego wykazu akt, jak również kolejność sprawy w tej grupie,

teczka aktowa - teczka (skoroszyt, segregator) służąca do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt,

wpływ - każda przesyłka (pismo, nota, telegram, faks itp.) otrzymane przez Ministerstwo. 

II. Podział kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt.

Podział akt na kategorie archiwalne.

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, którego podstawą jest rzeczowy wykaz akt.

2 .W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie poszczególnych pism dotyczących danej sprawy) w spisach spraw. System ten nie wyklucza stosowania dzienników korespondencyjnych, czy innych pomocy ewidencyjnych, służą one jednak do kontroli obiegu akt, a nie mają wpływu na rzeczowe kompletowanie akt spraw w teczkach zakładanych zgodnie z wykazem akt.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i może podzielić całość wytwarzanych akt na 10 klas pierwszego rzędu oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, tj. 00 - 99 oraz na dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000 - 999, a w ramach klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone cyframi czterocyfrowymi, tj. 0000 -9999.

Symbole te stanowią oznaczenie haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt określających poszczególnych jednolitych tematycznie grup spraw powstałych w wyniku rzeczowego podziału akt Ministerstwa.

4. Wykaz akt opracowany został niezależnie od struktury organizacyjnej Ministerstwa. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji) występujące w różnych komórkach organizacyjnych będą posiadały te same symbole i hasła klasyfikacyjne. Wyróżniać je będą tylko symbole literowe stanowiące oznaczenie nazwy danej komórki organizacyjnej.

5. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić do własnego użytku wyciąg z rzeczowego wykazu akt zawierający tylko te pozycje wykazu, tj. symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną, które dotyczą spraw występujących w zakresie jej działania. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.

6. Wyciąg z wykazu akt komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowę klas już istniejących, przy zachowaniu tej samej kategorii archiwalnej.

7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształcaniu lub dodawaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego lub drugiego rzędu, mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa.

8. Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie:

  1. materiały archiwalne,
  2. dokumentację niearchiwalną.

9. Dla oznaczenia materiałów archiwalnych stosuje się symbol "A". Materiały archiwalne posiadają wartość historyczną, wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego i są przechowywane wieczyście. Archiwum zakładowe Ministerstwa przekazuje je do Archiwum Akt Nowych po upływie 25 lat, zgodnie z postanowieniem zawartym w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 41, poz. 216).

10. Dla oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol "B", z tym, że:

  1. symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5) oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po ustalonym okresie przechowywania może być przekazana na makulaturę, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy,
  2. symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np.BE5) oznacza się dokumentację, która po upływie okresu przechowywania powinna zostać poddana ekspertyzie w wyniku której, może zostać uznana za materiały archiwalne (kategorię A), ekspertyzę przeprowadza Archiwum Akt Nowych,
  3. symbolem Bc oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być przekazana na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej, lecz za zgodą pracownika archiwum zakładowego.

11. Kategoria archiwalna jest ustalona w wykazie akt dla komórki merytorycznej i dla innych komórek. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt. Przez komórkę inną niż merytoryczna, należy rozumieć komórkę organizacyjną, w której występują akta dotyczące tej samej klasy co w komórce merytorycznej, lecz stanowią jedynie materiał pomocniczy lub cząstkowy. 

III. Podział czynności kancelaryjnych.

1. Czynności kancelaryjne w Ministerstwie wykonują:

  1. Kancelaria Ogólna,
  2. sekretariaty: ministra, sekretarza stanu, podsekretarzy stanu, dyrektora generalnego i poszczególnych komórek organizacyjnych,
  3. pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy.

2. Do podstawowych czynności Kancelarii Ogólnej należy:

  1. przyjmowanie wszystkich wpływów i ewidencjonowanie ich w kontrolkach wpływów i w kontrolkach wysyłanej korespondencji,
  2. rozdzielanie wpływów między poszczególne komórki organizacyjne,
  3. wysyłanie (ekspedycja) przesyłek,
  4. przyjmowanie i nadawanie telefonogramów, faksów i teleksów.

3. Do czynności kancelaryjnych sekretariatów należy:

  1. przyjmowanie wpływów z Kancelarii Ogólnej i przedstawianie ich przełożonym do dekretacji,
  2. rozdzielanie pism zadekretowanych między poszczególnych pracowników,
  3. rejestrowanie spraw w spisach spraw, wysyłanie faksów,
  4. przechowywanie akt spraw załatwionych bezpośrednio przez przełożonych,
  5. przekazywanie korespondencji do departamentów oraz do Kancelarii Ogólnej (przygotowanej do wysyłania),
  6. przekazywanie akt do archiwum zakładowego.

4. Do czynności kancelaryjnych pracowników załatwiających merytorycznie sprawy należy:

  1. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie robi tego sekretariat) oraz znakowanie spraw,
  2. przekazywanie do sekretariatów korespondencji przygotowanej do wysyłania,
  3. przechowywanie akt spraw załatwionych,
  4. zakładanie teczek aktowych i przekazywanie ich do archiwum zakładowego.

IV. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji.

1. Kancelaria Ogólna przyjmuje wszystkie wpływy (korespondencję, przesyłki) nadesłane lub przyniesione do Ministerstwa.

2. Kancelaria Ogólna otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem tajnych, poufnych, wartościowych oraz adresowanych imiennie.

3. W przypadku otwarcia koperty nie oznaczonej jako tajna lub poufna, a zawierającej pisma tego rodzaju, Kancelaria Ogólna przekazuje ją natychmiast wraz z zawartością do Kancelarii Tajnej w nowej, zamkniętej kopercie z adnotacją o przyczynie otwarcia.

4. Przesyłki wartościowe Kancelaria Ogólna przekazuje upoważnionym pracownikom za pokwitowaniem po spisaniu ich zawartości.

5. Po otwarciu koperty Kancelaria Ogólna sprawdza:

  1. czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego,
  2. czy znajdują się w niej wszystkie pisma (wyliczone w piśmie przewodnim).
Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, należy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie "reklamacja".

6. Koperty dołącza się do następujących wpływów: 

  1. mylnie skierowanych,
  2. w których brak jest adresu nadawcy lub daty pisma,
  3. tajnych, poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,
  4. dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania).

7. Otrzymane telegramy, telefaksy należy doręczać właściwej komórce organizacyjnej niezwłocznie po otrzymaniu odnotowując datę i godzinę wpływu. Osoba odbierająca te przesyłki we właściwej komórce organizacyjnej powinna również odnotować te dane.

8. Po otwarciu koperty i wyjęciu pisma Kancelaria Ogólna umieszcza na dowód przyjęcia pieczątkę wpływu, w której wpisuje datę przyjęcia, ilość załączników i symbol komórki organizacyjnej, do której jest pismo skierowane.

9. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach  (np. na drukach) nie wymagających merytorycznego załatwienia.

10. Kancelaria Ogólna ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku pism wchodzących (kontrolce wpływów).

V. Rozdzielanie i doręczanie korespondencji

1. Korespondencja adresowana imiennie na Ministra oraz dokumenty rządowe przeznaczone do rozpatrzenia przez Radę Ministrów lub jej Komitety, a także dokumenty Sejmu i Senatu RP kierowana jest, za pokwitowaniem, do komórki organizacyjnej (innej niż Gabinet Polityczny Ministra) zajmującej się bezpośrednio obsługą Kierownictwa Ministerstwa
Korespondencja adresowana imiennie na: sekretarza stanu, podsekretarzy stanu i Dyrektora Generalnego jest przekazywana bezpośrednio do sekretariatów, za pokwitowaniem.
Projekty aktów normatywnych, będące przedmiotem uzgodnień międzyresortowych kierowane są bezpośrednio, za pokwitowaniem, do komórki organizacyjnej wykonującej obsługę prawną (odpowiedzialnej za działalność legislacyjną) w Ministerstwie.
Korespondencja zaadresowana na dany departament lub imiennie na dyrektora departamentu jest rozdzielana i przekazywana bezpośrednio do departamentu, za pokwitowaniem.

2. Po zadekretowaniu korespondencji przez właściwą osobę funkcyjną, jest ona przekazywana do poszczególnych komórek organizacyjnych lub właściwych pracowników, za pokwitowaniem.

3. Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych.

4. Korespondencję o charakterze prywatnym Kancelaria Ogólna doręcza adresatom bez otwierania i bez pokwitowania.

5. Otrzymane przy pismach pieniądze, papiery wartościowe lub inne przedmioty wartościowe Kancelaria Ogólna oddaje niezwłocznie do kasy Ministerstwa za potwierdzeniem odbioru na pismach obok pieczęci wpływu.

VI. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji.

1. Sekretariaty komórek organizacyjnych przekazują otrzymaną korespondencję niezwłocznie do wglądu i dekretacji dyrektora departamentu.

2. Dyrektor departamentu dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę).

3. Po zadekretowaniu korespondencji przez dyrektora departamentu, sekretariat dokonuje rejestracji w spisie spraw oraz przekazuje zgodnie z dekretacją. W razie pomyłkowego przydzielenia korespondencji należy ją niezwłocznie przekazać według właściwości.

VII. Rejestrowanie i znakowanie spraw.

Zakładanie teczek aktowych.

1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (formularz Pu-kn-4 - załącznik nr 1). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z pięciu części:

  1. symbolu literowego komórki organizacyjnej,
  2. symbolu literowego wydziału w danej komórce organizacyjnej,
  3. liczbowego symbolu hasła według wykazu akt,
  4. kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
  5. dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

3. Trzecie i czwarte człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty - kreską ukośną.

Wzór znaku sprawy:

BDGfr-0120-1/97/ co oznacza:

BDG - Biuro Dyrektora Generalnego,

fr - Zespół ds. Analiz Funkcjonowania Resortu, 

0130 - organizacja urzędu Ministra, 

1 - kolejny numer w spisie spraw,

97 - 1997r.

4. Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (np. inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę), ułatwiających obieg pism.

5. Znak sprawy wpisuje w obrębie pieczątki wpływu pracownik załatwiający sprawę lub sekretariat komórki organizacyjnej.

6. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestrowi w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw.

7. Nie podlegają rejestracji:

  1. publikacje, dzienniki urzędowe, czasopisma, książki, ogłoszenia, prospekty itp.,
  2. potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
  3. zaproszenia, życzenia, podziękowania, zawiadomienia.

8. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt.

9. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw (w przypadku niewielkiej ilości akt w teczce, dopuszcza się jej prowadzenie w roku następnym). Sprawy nie załatwione w danym roku prowadzone są, do czasu ich ostatecznego załatwienia, pod znakiem nadanym im w roku zarejestrowania. Przeniesienie sprawy do spisu spraw następnego roku, następuje tylko na podstawie wpływu nadesłanego po dniu 1 stycznia lub na podstawie notatki czy pisma sporządzonego w danej sprawie przez pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę po tym dniu. W spisie spraw z poprzedniego roku, w rubryce "uwagi", należy sporządzić zapis "przeniesiono na rok .... znak: ..... ".

10. Każdej końcowej kasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.

11. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:

  1. na środku u góry - pełna nazwa Ministerstwa i komórki organizacyjnej,
  2. w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt,
  3. w prawym górnym rogu - kategoria akt, a w przypadku kategorii B również okres ich przechowywania,
  4. na środku - tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce,
  5. pod tytułem - daty skrajne, to jest daty złożenia pierwszej i ostatniej sprawy.

Wzór opisu teczki - załącznik nr 2.

VIII. Załatwianie spraw

1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Przy załatwianiu spraw indywidualnych z zakresu administracji państwowej, pracownicy mają obowiązek stosować przepisy kpa lub inne przepisy proceduralne, a w dziedzinie merytorycznej - przepisy normujące sprawy ochrony środowiska, zasobów naturalnych i leśnictwa oraz dotyczące organizacji, trybu postępowania i metod pracy w danej komórce organizacyjnej Ministerstwa.

2. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw, należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych - pracownik sporządza pismo do obiegowego załatwienia sprawy.

3. Obowiązuje forma pisemna załatwiania spraw. Załatwienie ustne może być stosowane w uzgodnieniach między komórkami organizacyjnymi. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeżeli zachodzi tego potrzeba, sporządza się notatkę, podając sposób załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę.

4. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:

  1. każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,
  2. każde pismo oznacza się znakiem sprawy,
  3. w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
  4. adres pisze się w pierwszym przypadku,
  5. umieszcza się nad adresem dyspozycje dotyczące sposobu wysłania pisma (np. polecony, ekspres),
  6. pod treścią, po lewej stronie opracowujący umieszcza swoją parafę, datę, podaje ilość załączników oraz po zwrocie "Otrzymują" lub "Do wiadomości" wymienia adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym),
  7. jeżeli pismo przeznaczone jest dla większej ilości odbiorców (urzędy, instytucje, organizacje) w nagłówku zamieszcza się zwrot "Wg rozdzielnika", podając rozdzielnik pod tekstem pisma z lewej strony.

4. Projekty pism podlegają zatwierdzeniu (aprobacie) przez zwierzchnika, który akceptuje projekt pisma umieszczając swoją parafę oraz datę.

IX. Przygotowywanie i podpisywanie pism.

1. Pisma sporządza się w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Przy sporządzaniu pism należy przestrzegać następujących zasad:

  1. pisma sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem,
  2. format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu,
  3. w dacie pisma podaje się miesiąc i rok, dzień miesiąca dopisuje odręcznie podpisujący,
  4. w lewym dolnym rogu pisma umieszcza się parafę autora tekstu i osoby aprobującej.

2. Kompetencje w sprawie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Ministerstwa.

3. Podpisujący stawia na oryginale i kopii datę /dzień/ oraz umieszcza swój podpis w obrębie pieczątki zawierającej nazwę jego stanowiska służbowego oraz imię i nazwisko.

Podpis powinien być pełny; parafy mogą być umieszczone tylko na kopiach.

Przykłady podpisywania w Ministerstwie:

a) podpis właściwego aprobującego:

Dyrektor Departamentu
- podpis -
(imię i nazwisko)

   b) podpis w zastępstwie:

w.z. Dyrektora Departamentu
Naczelnik Wydziału
- podpis -
(imię i nazwisko)

  c) podpis upoważnionego doraźnie do podpisywania:

z up. Ministra
- podpis -
(stanowisko, imię i nazwisko)

Pisma powielone mogą mieć zamiast własnoręcznego, wydrukowany podpis aprobującego.

4.Podpis odręczny można zastąpić facsimile imienia i nazwiska podpisującego, w przypadku podpisywania większej ilości pism tej samej treści do różnych adresatów.

5.Facsimile nie można umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach tajnych i poufnych.

6. Urzędową pieczęć okrągłą, przechowywaną przez Biuro Dyrektora Generalnego, umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentu i aktach normatywnych wydawanych przez Ministra OŚZNiL.Pieczęć tę przystawia oraz przechowuje wyznaczony pracownik.

X. Wysyłanie korespondencji. 

1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu komórek organizacyjnych.  

2. Czynności w tym zakresie polegają na:

  1. sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznakowane, opatrzone datą, czy dołączono do niego wszystkie załączniki,
  2. zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem kodu pocztowego,
  3. potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki,
  4. zgrupowaniu pism przeznaczonych do wysłania w specjalnej teczce zbiorczej i rzekazania ich do Kancelarii Ogólnej,
  5. przekazaniu kopii pisma pracownikowi prowadzącemu sprawę.

3. Kancelaria Ogólna:

  1. segreguje korespondencję przeznaczoną do wysłania,
  2. ewidencjonuje listy polecone w pocztowej książce nadawczej, listy zwykłe na kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych (sumarycznie),
  3. frankuje przesyłki i przekazuje je na pocztę

4. Korespondencja wysyłana jest zgodnie z dyspozycją, np. list polecony, ekspres itp. Brak takiej dyspozycji oznacza korespondencję zwykłą.

5. Przesyłki dostarczone do Kancelarii Ogólnej do godziny 13-tej, powinny być wysłane tego samego dnia.

6. Przesyłki dla urzędów (odbiorców miejscowych) doręcza się w oznaczonych godzinach przez gońców w punktach wymiany.

XI. Postępowanie z aktami zawierającymi tajemnicę państwową i służbową

1. Ogólne zasady postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową regulują stosowne przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999r., o ochronie informacji niejawnych.

2. a/. Dokumentację zawierającą informacje stanowiące tajemnicę państwową, oznaczone klauzulami "ściśle tajne" i "tajne" oraz zawierające tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne", przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła kancelaria tajna Ministerstwa zgodnie z odrębnymi przepisami.

b/. Do organizacji i działania kancelarii tajnej stosuje się przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999r., w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz.U. nr 18, poz.156 )

3. Dokumentami zawierającymi informacje stanowiące tajemnicę służbową , oznaczonymi klauzulą "zastrzeżone" może posługiwać się ( tj.: otrzymywać, wytwarzać, przechowywać i wysyłać ) tylko osoba dopuszczona do dostępu do informacji stanowiących tajemnicę służbową.

4. Dopuszczenie do dostępu do informacji stanowiących tajemnicę służbową odbywa się w trybie zwykłego postępowania sprawdzającego, zakończonego wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa, zgodnie z art. 36 i 37 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

5. Osoba, o której mowa w pkt. 3., upoważniona do podpisywania dokumentu lub innego niż dokument materiału, ponosi odpowiedzialność za nadanie klauzuli tajności i bez jej zgody lub zgody jej przełożonego klauzula nie może być zmieniona.

6. Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, posiadające klauzulę "zastrzeżone", oznacza się literą "Z" przed numerem rejestracyjnym. Wytwarzanie takich dokumentów musi być ewidencjonowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

7. Obieg dokumentów zawierających tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", po zarejestrowaniu w kancelarii ogólnej Ministerstwa, odbywa się drogą ich przekazania upoważnionym w rozumieniu pkt. 3 zarządzenia pracownikom, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

8. Dokumenty oznaczone klauzulą "zastrzeżone" mogą z kancelarii ogólnej Ministerstwa pobierać sekretarki departamentów (biur), które nie posiadają dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową W tym przypadku dokumenty te rejestruje się w dzienniku korespondencji bez ich otwierania, odnotowując jedynie ich numery ewidencyjne oraz nazwę adresata ( nadawcy ).

9. Akta zawierające wiadomości oznaczone klauzulą "zastrzeżone" mogą być przechowywane w meblach biurowych zamykanych na klucz, uniemożliwiających zapoznanie się z ich treścią przez osoby nieupoważnione. Po zakończeniu pracy meble te winny być zamknięte i opieczętowane.

10. Brudnopisy projektów dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", należy po przepisaniu zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, przy użyciu profesjonalnej niszczarki dokumentów.

11. Wszelkie dokumenty zawierające informacje niejawne, wykonywane w medium elektronicznym, mogą być wytwarzane wyłącznie w bezpiecznym stanowisku komputerowym, zainstalowanym w pokoju nr 208 w gmachu Ministerstwa.

12. Dokumenty oznakowane klauzulą "zastrzeżone", po ich wykorzystaniu:

a/ kompletuje się w tematycznych teczkach spraw i przechowuje się w prowadzącej komórce organizacyjnej, a w dzienniku korespondencji odnotowuje się numer teczki, do której dokument został włączony.

b/ zszywa, opieczętowuje i opisuje się teczki, po zakończeniu roku kalendarzowego, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, nadając odpowiednią kategorię przechowywania ( archiwizowania ).

13. Kierownicy komórek organizacyjnych raz w roku , nie później jednak niż do 31 stycznia , powołują komisje do przeprowadzenia kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi wiadomości stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. Protokół z przeprowadzonej kontroli po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, należy dołączyć do teczki akt zawierających sprawy ochrony informacji niejawnych.

14. Przesyłki wychodzące w obrocie krajowym, zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą "zastrzeżone":

a/ przekazuje się za pośrednictwem urzędów Poczty Polskiej S.A. jako polecone lub wartościowe;

b/ przesyłane dokumenty kopertuje się w dwa opieczętowane opakowania. Na opakowaniu zewnętrznym nie umieszcza się oznakowania klauzuli "zastrzeżone" oraz symbolu "Z" przed numerem rejestracyjnym.

15. Dokumenty wykorzystane, otrzymane lub wytworzone na potrzeby wewnętrzne, oznakowane klauzulą "zastrzeżone", nie mające wartości archiwalnej, mogą być niszczone. Fakt zniszczenia należy odnotować w dzienniku korespondencji w rubryce "uwagi" i potwierdzić czytelnymi podpisami : wykonawcy dokumentu i pracownika prowadzącego ewidencję.

XII. Przechowywanie akt.

1. Akta spraw do załatwienia przechowuje się w teczkach oznaczonych napisem "do załatwienia".

2. Akta spraw załatwionych przechowywane są przez pracowników załatwiających sprawę lub w sekretariatach komórek organizacyjnych.

3.W teczkach układa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu).

4.W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki w ich miejsce należy włożyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta oraz termin ich zwrotu.

5. Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają w wydziałach przez okres dwóch lat licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.

6. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne do bieżącego urzędowania, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego (umieszcza się je w spisie zdawczo-odbiorczym) rejestruje w ewidencji archiwum zakładowego.

Komórka organizacyjna przechowująca akta może wypożyczać je na tak długo, jak długo będą one potrzebne, na podstawie karty udostępnienia akt z archiwum zakładowego.

XIII. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.

1. Po dwóch latach przechowywania akt komórki organizacyjne dokonują w pierwszym kwartale roku przeglądu akt, celem włączenia akt spraw zakończonych.

2. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia ich z archiwum zakładowego, tzn. po dokonaniu formalnego ich przekazania (umieszczenia w spisie zdawczo-odbiorczym). 

3. Akta sprawy przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane, przez co należy rozumieć:

  1. ułożenie akt wewnątrz teczek tzn. sprawami w kolejności spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie,
  2. wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych,
  3. ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A),
  4. opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami Instrukcji,
  5. ułożenie teczek w porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

4. Akta przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (formularz Pu - A30 - załącznik nr 3) sporządzonych osobno dla materiałów archiwalnych (akt kategorii A) w czterech egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz (trzeci) spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje dyrektor komórki organizacyjnej przekazującej akta oraz pracownik archiwum zakładowego.

5. Do przekazywanych akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne, np. rejestry, skorowidze, kartoteki.

XIV. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej.

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych, uporządkowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji, należy przekazać do archiwum zakładowego.

2. Akta spraw nie zakończonych, należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do archiwum zakładowego.

XV. Kontrola pracy kancelaryjnej.

1. Ogólny nadzór nad przestrzeganiem i właściwym stosowaniem Instrukcji sprawuje Dyrektor Generalny Ministerstwa.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych są zobowiązani do zapewnienia przestrzegania i właściwego stosowania postanowień Instrukcji, każdy w swoim zakresie działania.