Zajęcia 12

Temat: Przechowywanie - archiwizacja akt

Akta spraw załatwianych nazywane są bieżącymi, a spraw już załatwionych nazywa się aktami spraw załatwionych.

Akta bieżące przechowywane są przez referenta (pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę) w jego biurze. Musi on zapewnić:

W systemie dziennikowym strukturę zbioru przechowywanych dokumentów określa referent w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej - powinna być przejrzysta i wyczerpująca.

System bezdziennikowy automatycznie wyznacza strukturę zbioru przechowywanych dokumentów- jest częścią wykazu akt.

Akta bieżące mogą być przechowywane w sposób tradycyjny lub z wykorzystaniem komputerów. Do tradycyjnego przechowywania służą: segregatory, skoroszyty, teczki i obwoluty, które muszą być czytelnie opisane (pełna nazwa akt oraz przy systemie bezdziennikowym znak wg wykazy akt, datę pierwszego i ostatniego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej tj. okresu przechowywania akt). Powinny one mieć stałe miejsce przechowywania.

Przy przechowywaniu informacji z wykorzystaniem komputera problemem jest skanowanie dokumentów papierowych korespondencji przychodzącej. Często przechowuje się w systemie komputerowym tylko dokumenty własne - co ułatwia odszukiwanie jeśli zostanie przygotowana właściwa struktura zbioru dokumentów.

Wszystkie teczki z aktami, nawet po załatwieniu sprawy, muszą być przechowywane w firmie przez jakiś czas. Część z nich ma znaczenie archiwalne, np. dane dotyczące zatrudnienia, i musi być odpowiednio zarchiwizowana, czyli oznaczona i przechowywana, co regulują właściwe rozporządzenia publikowane w dzienniku ustaw - DzU. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia DzU 2002 nr 167 poz. 1375 określa Sposoby oznaczania kategorii archiwalnych dokumentów:

  1. Symbolem A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne tj. posiadają trwałą wartość historyczną, a czas przechowywania jest nieograniczony. Jest ich niewiele i należą do nich np. sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw,akty własności nieruchomości.

  2. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym, że:

  3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

Akta zaliczane do kategorii archiwalnej A nie mogą być niszczone, muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, potem archiwum państwowym - mają wartość historyczną. Każda firma powinna mieć tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt, który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. W wykazie akt wskazane jest jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek.

Przykład: Jak będą archiwizowane dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym Zarządzanie akcjami spółki.

Hasło to ma symbol liczbowy 0170, gdzie kategoria archiwalna w komórce macierzystej jest określona jako A, a w innych komórkach Bc. Kategoria A oznacza, ze w komórce organizacyjnej, która jest bezpośrednio odpowiedzialna za zarządzanie akcjami, dokumenty należy  przechowywać 25 lat, następnie oddać do archiwum państwowego. Kategoria Bc oznacza że po zakończeniu sprawy materiały można oddać na makulaturę. Jednakże jeżeli kategoria Bc podana jest dla komórki innej, natomiast A dla macierzystej, to po wykorzystaniu tych dokumentów należy je zwrócić komórce macierzystej.

Przed przekazanie akt do archiwum pracownik biurowy przegląda je i porządkuje, wykonując następujące czynności:

Zadanie

Zapisz do zeszytu obliczenia, kiedy można zniszczyć:


Powinieneś umieć: